Электронный транспортный документооборот: порядок работы с РОСМА

Уважаемые клиенты и партнеры!

Компания РОСМА перешла на электронный транспортный документооборот (ЭТрД). Мы оформляем перевозочные документы в электронном виде с передачей сведений в ГИС ЭПД — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

С 1 сентября 2026 года обязательное применение электронных перевозочных документов предусмотрено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Нештрафуемый период до 1 марта 2027 года не отменяет этих требований.

Чтобы избежать задержек при получении продукции, заранее согласуйте с вашим менеджером РОСМА условия доставки и порядок оформления документов.

Важно! Данный порядок является обязательным: с 1 сентября 2026 года мы оформляем все транспортные накладные и сопутствующие перевозочные документы исключительно в электронном виде.

Для работы с электронными перевозочными документами необходимо подключить транспортный ЭДО с передачей сведений в ГИС ЭПД.

Передайте вашему менеджеру РОСМА:

• наименование вашей организации;
• название оператора транспортного ЭДО;
• ваш идентификатор участника — ID.

Также проверьте, что привлеченная вами транспортная компания готова оформлять и подписывать электронные документы.

Документы, которые в обязательном порядке должны формироваться и передаваться через ГИС ЭПД:

• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — при каждой перевозке с привлечением сторонней транспортной компании.
• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — при каждой перевозке с привлечением сторонней транспортной компании.
• Экспедиторские документы: электронное поручение экспедитору (ЭПЭ), экспедиторская расписка и складская расписка.

РОСМА работает в системе «Контур.Логистика». Уточните у менеджера, какая организация выступает грузоотправителем по вашему заказу, и используйте соответствующие реквизиты.

Грузоотправитель	ИНН	КПП	ID в «Контур.Логистике»
ЗАО «РОСМА»	4719015564	470501001	2BM-4719015564-470501001-201407100858175438421
ООО «РОСМА-СИБИРЬ»	5410169810	541001001	2BM-5410169810-541001001-202511130224312579324
ООО «БИТРЕЙД»	7724378801	772401001	2BM-7724378801-772401001-201705251052071856571
ИП Сарычев Сергей Анатольевич	666009051132	—	2BM-666009051132-2017070311022658181610000000

До направления транспорта согласуйте с менеджером готовность заказа, склад, дату и способ доставки продукции.

1. Согласуйте оформление перевозки

До отгрузки сообщите менеджеру название транспортной компании и уточните, какие документы требуются.

2. Оформите и подпишите необходимые документы со своей стороны

Если вы самостоятельно заказываете транспорт, обеспечьте оформление всех необходимых документов:

• оформите электронное поручение экспедитору (ЭПЭ);
• в ЭПЭ укажите компанию РОСМА в качестве третьего лица - «Наблюдатель», чтобы мы могли получить электронную копию документа;
• дождитесь согласования ЭПЭ с транспортной компанией;
• направьте согласованный ЭПЭ и, при необходимости, заявку от транспортной компании сотрудникам РОСМА по адресам, которые предоставит ваш менеджер.

3. Проверьте готовность документов до прибытия транспорта

Убедитесь, что:

• ЭПЭ согласован с транспортной компанией;
• в нижней части электронного документа присутствуют две синие электронные подписи: «Получателя» и «Экспедитора»;
• РОСМА указана в документе в качестве «Наблюдателя».

Документы, необходимые для начала погрузки, должны быть оформлены, согласованы и переданы сотрудникам РОСМА заранее. При их отсутствии или ошибках отгрузка может быть приостановлена до устранения замечаний.

1. Согласуйте с вашим менеджером транспортную компанию и условия доставки.
2. РОСМА самостоятельно оформит ЭПЭ и направит его на согласование транспортной компании.
3. После согласования документов груз будет передан транспортной компании.

Если выбранная компания не сможет обеспечить необходимый электронный документооборот, потребуется согласовать другую транспортную компанию.

Перед любой отправкой свяжитесь с вашим менеджером РОСМА. Это необходимо при возврате товара, отправке продукции на перештамповку и других согласованных отправлениях.

Согласуйте с менеджером:

• какую продукцию и по какой причине вы отправляете;
• организацию-получателя и адрес доставки;
• транспортную компанию;
• кто оплачивает перевозку;
• кто оформляет заявку и электронные документы.

Ниже приведен порядок отправки через «Деловые Линии». Если вы хотите воспользоваться другой транспортной компанией, предварительно согласуйте с менеджером возможность отправки и оформление документов.

1. Получите согласование отправки от менеджера РОСМА. Уточните получателя и адрес доставки.
2. Самостоятельно оформите перевозку через «Деловые Линии».
3. Обеспечьте оформление и согласование электронного поручения экспедитору (ЭПЭ) до передачи груза.
4. Передайте груз транспортной компании. После его приема экспедитор оформляет электронную экспедиторскую расписку (ЭЭР).
5. Сообщите менеджеру РОСМА номер транспортной накладной для отслеживания отправления.

Покупатель обеспечивает правильность сведений о грузе и оформление документов со своей стороны.

Не отправляйте груз за счет РОСМА без предварительного согласования с менеджером отдела продаж.

В этом случае оформление перевозки и необходимых электронных документов организует РОСМА.

1. Передайте менеджеру данные для заявки

Что необходимо сообщить	Какие сведения указать
Причина отправки	Возврат, брак, перештамповка или другое согласованное основание
Параметры груза	Количество грузовых мест, общий вес и объем
Способ отправки	Забор груза по адресу или самостоятельная сдача на терминал «Деловых Линий»
Место передачи груза	Адрес забора либо выбранный терминал
Дата отправки	Планируемая дата и время передачи или забора груза
Контактное лицо	ФИО и телефон представителя отправителя

2. Дождитесь готовой заявки от менеджера

РОСМА согласует условия доставки, организует оформление перевозки и направит вам заявку «Деловых Линий».

3. Передайте груз по полученной заявке

Отправка груза осуществляется только после получения согласованного документа от РОСМА.

4. Подтвердите менеджеру передачу груза.

Отправления за счет РОСМА без предварительного согласования и необходимых электронных документов могут быть не приняты и возвращены отправителю.

Если у вас возникли вопросы по электронным документам, самовывозу или отправке груза, обратитесь к вашему региональному менеджеру РОСМА ДО организации перевозки.